Что делать с эцп, если директор сменила фамилию

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать с эцп, если директор сменила фамилию». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В Обществе с ограниченной ответственностью кроме состава учредителей важным человеком, который управляет деятельностью и подписывает важнейшие для организации документы, является единоличный исполнительный орган. Им может выступать как генеральный директор, директор или Президент. Название должности здесь не важно, а сами функции должностного лица очень даже.

Для чего можно использовать электронную подпись

Ключи ЭЦП позволят Вам подавать документы для регистрации, внесения изменений и ликвидации ООО в Федеральную налоговую службу в электронном виде через Интернет. Больше не потребуется обращение в ФСН лично, практически любой вопрос можно решить онлайн. Удалённо взаимодействовать можно с большинством ведомств, порталами и организациями, авторизоваться в информационных системах и вести электронный документооборот. А также:

• Подписывать контракты и договора с контрагентами и субподрядчиками также удобно посредством электронной подписи руководителя.
• Внутренний электронный документооборот предприятия тоже является полем для применения электронной подписи генерального директора.
• Подать заявку на открытие юридического лица онлайн, даёт возможность участвовать в электронных торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ, в торгах по банкротству, подавать иски в арбитражный суд.
• Создать профиль предприятия в какой-либо государственной информационной системе.

Информационные системы, электронные торговые площадки и иные системы, вправе устанавливать свои требования к принимаемым сертификатам ключей подписи. Рекомендуем заранее уточнять требования в соответствующей системе.

Смена адреса прописки генерального директора ООО

Руководитель компании прежде всего выступает от имени компании и ее владельцев у контрагентов, поставщиков и клиентов или иных государственных и коммерческих организациях, подписывает контракты и договора, управляет коллективом компании и ведет счета Общества. Все его сведения отражены во внутренних документах организации, а также данные по руководителю отражены в договоре с банком, касс-центром и прочие, а главное все сведения о нем внесены в реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ).

В связи с тем, что руководитель ответственное лицо и имеет большие полномочия, все его сведения должны совпадать при сравнении с самим оригиналом паспорта и другими документами, где были когда-либо внесены его паспортные данные, включая место его проживания. Поэтому, когда существует несовпадение в данных директора, может возникнуть какая-либо проблема, которая может повлечь за собой большие проблемы и риски, не только финансовые. Для того чтобы избежать таких отрицательных последствий, руководителю и его помощнику следует внимательно относиться к таким изменениям, как смена каких-либо сведений о руководителе, включая смену адреса прописки (проживания).

В случае, когда директор меняет адрес места регистрации, его новые сведения надо отразить в бухгалтерских документах, сделать дополнительное соглашение к трудовому договору, как вариант, если в нем указаны прежние неверные сведения, или другие документы, а главное отследить изменение сведений в ЕГРЮЛ.

И тот и другой способы существую, но зависят от ситуации.

На основании данных ситуаций уже следует понимать, стоит ли вносить самостоятельно изменения в адрес директора или же не нужно ничего делать самим.

Что влечёт за собой смена фамилии директора — особенности процедуры

Вы являетесь руководителем компании? У Вас сменились паспортные данные (ФИО, адрес регистрации и т.п.)? Согласно ст. 31 Федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» при смене фамилии директора паспортные данные попадают в налоговую инспекцию автоматически. При смене фамилии директора органы Федеральной миграционной службы передают новые данные в налоговую инспекцию.

Паспортные данные меняются в связи со сменой регистрации (места жительства) руководителя, а так же при полной замене паспорта в связи:

· с достижением возраста 20 лет;

· с достижением возраста 20 лет

· с утерей (утратой паспорта);

· окончанием срока действия паспорта;

· сменой фамилии;

· сменой гражданства и т.д.

При изменении паспортных данных руководителя ООО, ЗАО, ОАО, ИП данные о смене фамилии директора тоже сообщаются в налоговую автоматически.

Если Вы сейчас столкнулись с вопросом о смене паспорта руководителя (смене паспортных данных директора) фирмы в Москве, смене паспорта директора, тогда нижеизложенная информация, будет Вам весьма полезна.

При смене фамилии директора миграционная служба передаёт данные по внутренним каналам связи в налоговую. Затем в течение 5-ти рабочих дней новые данные вносятся в Единый Государственный Реестр Юридических Лиц (ЕГРЮЛ).

По запросу из ЕГРЮЛ о смене фамилии директора может быть выдана только выписка на руки директору организации. Руководитель организации пишет запрос в произвольной форме самостоятельно, заверяет его собственной печатью. Через 5 рабочих дней он сможет получить выписку из ЕГРЮЛ. Если потребуется срочная выписка, подготовленная за 1 рабочий день, в таком случае нужно будет оплатить госпошлину.

Согласно 63-ФЗ сертификат ЭП должен храниться у ФЛ, который его получал. При наличии подозрений, что ключ используется 3-ми лицами, владельцу ЭП нужно обратиться в УЦ, выпустивший ключ, для его аннулирования. Однако, сам ключ делится на 2 части: закрытая и открытая. В 63-ФЗ также сказано, что УЦ обязан удостоверить личность будущего владельца ЭП. Может ли УЦ предоставить открытую часть ключа 3-му лицу без его идентификации?

«Закрытый ключ», «открытый ключ» — это терминология Закона об электронной цифровой подписи, который действовал до Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Закон № 63-ФЗ).

В новом законе указанным терминам соответствует «ключ электронной подписи (ЭП)» и «ключ проверки ЭП», с их определениями Вы можете ознакомиться в Законе № 63-ФЗ.

Сертификат, в который входит ключ проверки ЭП — это не конфиденциальная информация, он может храниться не только у владельца сертификата, и должен представляться контрагенту подписанта, чтобы он смог проверить действительность ЭП, с помощью которой подписан электронный документ.

А вот ключ ЭП должен храниться только у его владельца. При его компрометации сертификат должен быть незамедлительно аннулирован (аннулируется сертификат, а не ключ).

Кроме того, УЦ обязан предоставлять пользователям любой выпущенный таким УЦ сертификат (п. 3 ч. 2 ст. 13 Закона № 63-ФЗ).

Согласно Фз «Об электронной подписи» Информация, внесенная в реестр сертификатов, подлежит хранению в течение всего срока деятельности удостоверяющего центра, если более короткий срок не установлен нормативными правовыми актами. А вот как обстоят дела с документами клиентов? Должен ли УЦ хранить их в течение всего срока действия или имеет право уничтожать их по прошествии определенного срока хранения, к примеру 5 лет. и т. д.?

Согласно пункту 233 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, документы (заявления об изготовлении ключа электронной цифровой подписи и сертификата ключа подписи; заявления и уведомления о приостановлении и аннулировании действия сертификата ключа подписи, о создании и аннулировании электронной цифровой подписи) подлежат хранению в течение 15 лет после аннулирования (прекращения действия) сертификата ключа подписи и истечения установленного федеральным законом срока исковой давности.

Что мне делать с электронной подписью?

До 1 июля 2021 годаНичего необычного. Обновите в любом УЦ, если срок действия закончился.

С 1 июля 2021 года до 1 января 2022 годаЕсли нужна новая подпись, то теперь можете получить ее только в УЦ, аккредитованном по новым правилам.

Ближе к 1 января 2022 года Скорее всего, к этому сроку станет понятно, как будут работать электронные доверенности для сотрудников и как руководители смогут получить подпись в ФНС. Можно предположить, что действовать нужно будет так:

• Если вы не руководитель, получите подпись физлица в УЦ, аккредитованном по новым правилам. Но сначала проверьте, что сервисы и порталы, где вы работаете, принимают электронную доверенность.
• Если вы руководитель юрлица или ИП — обратитесь в УЦ ФНС или к её доверенным УЦ, чтобы получить электронную подпись юрлица.

Где получать подписи сотрудникам и уполномоченным лицам. электронные доверенности

С 1 января 2022 года сотрудники организаций и уполномоченные лица должны использовать свою личную подпись и для рабочих, и для личных документов. Такая подпись называется «электронная подпись физического лица» — в ней указаны только ФИО сотрудника и нет данных о юрлице, в котором он работает.

С 2022 года получать подписи физлиц нужно будет в УЦ, которые аккредитованы по новым правилам.

Использовать подпись физлица для документов организации можно будет только вместе с электронной доверенностью (официальное название — доверенность в машиночитаемом виде). На внедрение этой доверенности понадобится время: разработать принципы её работы, утвердить необходимые нормативные акты, научить информационные системы и сервисы принимать доверенности. Работа уже идёт, но вряд ли закончится раньше 1 июля 2021 года.

Поэтому, прежде чем менять свою подпись на подпись физлица, убедитесь, что нужная вам система или портал принимает электронные доверенности. И только после этого обращайтесь в УЦ.

Вероятно, первые новости о доверенностях появятся ближе к концу 2021 года. Чтобы узнать их, следите за новостями своих информационных систем (ФНС, ФТС и т.д.), а также крупных операторов ЭДО и отчётности.

Способы подачи документов при смене руководителя

В данной статье рассмотрим существующие способы предоставления документов в налоговый орган для смены руководителя.

Существует два основных способа подачи документов: лично и удаленно.

Каждый из них в свою очередь включает несколько вариантов. Подача документов лично включает как собственно подачу документов лично заявителем, так и через представителя по доверенности, оформленной нотариально. Подать документы лично заявителем (или через представителя) можно обратившись непосредственно в налоговую инспекцию, так и через многофункциональный центр (МФЦ).

К вариантам удаленной подачи документов относятся: подача документов по почте, через курьерские службы DHL Express и Pony Express (данный вариант возможен пока только в пределах г. Москвы), в электронном виде (самостоятельно или через нотариуса).

Рассмотрим плюсы и минусы каждого из способов.

• Датой представления документов при личной подаче является день их получения соответствующим органом.
• При представлении документов непосредственно расписка выдается заявителю в день подачи документов.
• Плюсы:

• не нужно нотариально заверять доверенность.

Минусы:

• временные затраты на личное посещение налоговой;
• регистрирующая налоговая может располагаться очень далеко от заявителя;
• при желании подать документы через МФЦ может оказаться, что по данному адресу компании нет МФЦ, которое сможет принять документы.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федеральный закон от 8 августа 2001 года N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» представление документов в регистрирующий орган непосредственно или через многофункциональный центр может быть осуществлено заявителем либо его представителем, действующим на основании нотариально удостоверенной доверенности, с приложением такой доверенности или ее копии, верность которой засвидетельствована нотариально, к представляемым документам.

Плюсы:

• при частом оформлении документов, можно оформить доверенность на ответственного сотрудника;
• заявителю не нужно будет лично посещать налоговую или МФЦ.

Минусы:

• затраты на оформление нотариальной доверенности и услуги представителя по подаче и получению документов в регистрирующем органе;
• не всегда есть возможность найти представителя.

1. Документы направляются по почте письмом с объявленной ценностью и описью вложения.
2. При направлении документов почтовым отправлением при наличии соответствующего указания заявителя направляется регистрирующим органом по почтовому адресу организации не позднее рабочего дня, следующего за днем получения документов регистрирующим органом.
3. Плюсы:

• доступный способ, так как документы можно отправить из любого почтового отделения.

Минусы:

DHL Express и Pony Express заключили специальное соглашение с ФНС о доставке документов в налоговую инспекцию и обратно заявителю.

Данный вариант схож с подачей документов почтовым отправлением, но его преимуществом является надежность и более короткий срок выполнения.

Для отправки документов нужно доставить документы в один из офисов DHL Express. Нотариальная доверенность для подачи документов в этом случае не нужна. Документы будут поданы в налоговую инспекцию на следующий рабочий день, а результаты регистрации курьер привезёт на любой указанный при отправке адрес.

Пока доставка через DHL Express и Pony Express работает только для Москвы.

Плюсы:

• не нужно стоять в очередях в налоговой инспекции;
• не нужно оформлять доверенность на получение.

Можно ли передавать личную ЭЦП другому человеку?

Все вопросы, связанные с ЭЦП регулируются Федеральным законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Но в нем нет, ни прямого разрешения, ни запрета на передачу носителя с подписью другому лицу. Указано лишь то, что использование подписи без согласия ее владельца считается незаконным (ст. 10 закона № 63-ФЗ).

Таким образом, есть два мнения о возможности передачи ЭЦП другому лицу. Некоторые представители Минкомсвязи и ФНС говорят о том, что такую подпись можно передавать лицу, которому предаются полномочия владельца электронной подписи. Например, когда на время отпуска директора или главного бухгалтера их обязанности возлагаются на другое лицо, и которому предоставляется право подписи соответствующих документов.

С другой стороны, нарушается основное назначение ЭЦП – идентифицировать конкретное лицо, которое подписало электронный документ.

Если владелец ЭЦП все же решается передать ее другому лицу, то необходимо оформить все документы (приказ, акт приема-передачи), в противном случае вся ответственность ляжет на владельца ЭЦП.

Если данный специалист, чьей электронной подписью был подписан контракт, имеет право действовать от имени организации, то нарушения законодательства нет даже в случае, если в контракте (преамбуле) указано имя и должность иного лица (директора), соответственно, и наказания никакого не предусмотрено. Если в контракте указано имя и должность иного лица, на практике рекомендуется подтверждать право на подписание контракта доверенностью, действующей на момент подписания.

Если у данного специалиста нет права действовать от имени заказчика, то такой договор может быть признан недействительным в силу его подписания неуполномоченным лицом. Однако гражданское законодательство предусматривает, что контракт, подписанный неуполномоченным лицом, может быть в последующем одобрен лицом, имеющим право выступать от имени организации. Законом не установлено, каким образом может выражаться одобрение в случаях, касающихся контрактов по 44-ФЗ, поэтому рекомендуется обратиться за уточнением к оператору электронной площадки.

Ответственность за ошибочное подписание контракта неверной электронной подписью в законодательстве отсутствует. Однако к таким ситуациям может быть применена часть 3 статьи 7.32 КоАП РФ, которая предусматривает административную ответственность за уклонение от заключения контракта.

Перерегистрация документов и влияние на бизнес

В случае смены фамилии директора в электронной цифровой подписи (ЭЦП), необходимо произвести перерегистрацию документов, связанных с бизнесом. Это важный шаг, который позволит обеспечить юридическую гарантию и правовую защиту бизнеса.

Перерегистрация документов включает в себя следующие этапы:

1. Сообщение о смене фамилии директора в налоговую службу. Необходимо предоставить соответствующие документы, подтверждающие смену фамилии.
2. Обновление информации о директоре в учредительных документах компании. Это может потребовать проведения общего собрания учредителей и внесения соответствующих изменений в устав.
3. Изменение информации о директоре в реестрах и базах данных. Например, необходимо обновить информацию в реестре юридических лиц, в торговом реестре и других официальных базах данных.
4. Обновление информации о директоре на официальном сайте компании и в других публичных источниках. Это поможет предотвратить возможные недоразумения и позволит клиентам и партнерам быть в курсе изменений.

Смена фамилии директора в электронной цифровой подписи может повлиять на бизнес следующим образом:

• Потеря доверия со стороны клиентов и партнеров. Внезапная смена фамилии может вызвать недоверие и сомнения у клиентов и партнеров, что может отразиться на бизнесе.
• Необходимость перерегистрации документов и обновления информации в различных организациях и базах данных. Это может потребовать дополнительных временных и финансовых затрат.
• Возможные задержки в работе из-за необходимости обновления информации и получения новых документов.

Однако, при правильной организации процесса перерегистрации и своевременном информировании клиентов и партнеров о смене фамилии директора, возможные негативные последствия можно снизить до минимума. Важно помнить о необходимости своевременного обновления информации и активного взаимодействия с организациями, в которых зарегистрирована компания.

Таким образом, смена фамилии директора в электронной цифровой подписи требует перерегистрации документов и может повлиять на бизнес. Однако, при правильной организации процесса и информировании всех заинтересованных сторон, возможные негативные последствия можно снизить до минимума.

Обновление данных о владельце ЭЦП после смены фамилии

Если у владельца электронно-цифровой подписи (ЭЦП) поменялась фамилия, необходимо обновить данные о владельце, чтобы сохранить актуальность и достоверность информации. Подобные изменения могут быть вызваны изменением статуса персоны или же просто сменой фамилии по личным причинам.

Чтобы обновить данные о владельце ЭЦП после смены фамилии, следуйте следующим шагам:

1. Свяжитесь с организацией или учреждением, выдавшим вам ЭЦП. Обычно это банк, государственная организация или сертификационный центр. Уточните процедуру и необходимые документы для обновления данных.
2. Ознакомьтесь с перечнем документов, которые потребуются. Обычно это паспорт, свидетельство о браке или о смене фамилии.
3. Подготовьте необходимые документы. Проверьте, что все документы соответствуют требованиям организации, выдавшей ЭЦП.
4. Составьте заявление на обновление данных о владельце ЭЦП после смены фамилии. Укажите в заявлении свои персональные данные, номер ЭЦП и причину обновления данных.
5. Сдайте заявление и необходимые документы в организацию, выдавшую вам ЭЦП. Обязательно получите квитанцию или подтверждение о приеме заявления.

Обычно после подачи заявления на обновление данных о владельце ЭЦП, организация проводит проверку и в течение определенного времени изменяет данные о владельце. Поэтому рекомендуется проверять статус обновления в личном кабинете или обратиться в организацию для уточнения процесса.

Обновление данных о владельце ЭЦП важно для сохранения актуальности и достоверности информации, а также для обеспечения безопасности электронных документов и транзакций.

Сроки рассмотрения заявки на смену фамилии владельца ЭЦП

Сроки рассмотрения заявки на смену фамилии владельца электронной цифровой подписи (ЭЦП) зависят от организации, которая выдала данную ЭЦП. Обычно сроки рассмотрения заявки составляют не более 10 рабочих дней с момента подачи всех необходимых документов.

Перед тем как подать заявку на смену фамилии владельца ЭЦП, необходимо ознакомиться с требованиями и порядком оформления данной процедуры, которые указаны на официальном сайте организации, выдавшей ЭЦП. Обычно для смены фамилии требуются следующие документы:

• Заявка на смену фамилии владельца ЭЦП (может быть заполнена в электронной форме или предоставлена в бумажном виде).
• Копия документа, подтверждающего смену фамилии (например, свидетельство о браке, решение суда о смене фамилии или иное удостоверяющее документ).
• Копия паспорта или иного удостоверяющего личность документа с новой фамилией владельца.
• Копия документа, удостоверяющего право на использование ЭЦП (например, договор об использовании ЭЦП).
• Другие документы, указанные на официальном сайте организации.

После подачи заявки и всех необходимых документов, организация, выдавшая ЭЦП, проводит проверку предоставленной информации и осуществляет процедуру смены фамилии владельца. В течение установленного срока рассмотрения заявки организация принимает решение о смене фамилии и уведомляет владельца ЭЦП об этом в письменной форме.

После получения уведомления о смене фамилии владельцу ЭЦП необходимо обновить все документы и информацию, связанную с использованием ЭЦП, указав новую фамилию. Также рекомендуется обратиться к организациям и лицам, с которыми владелец ЭЦП взаимодействует, и уведомить их о смене фамилии для предотвращения возможных проблем или недоразумений.

Важность обновления ЭЦП

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) является электронным аналогом обычной подписи, которая подтверждает подлинность и целостность электронных документов. Она играет важную роль в сфере электронного документооборота и обеспечивает юридическую значимость таких документов.

Однако, при смене фамилии, обновление ЭЦП становится обязательным действием. При использовании старой ЭЦП с новой фамилией возникает риск неправомерного доступа к электронным документам и нарушения их целостности.

Обновление ЭЦП является процедурой, в ходе которой генерируется новая пара ключей, связанных с новой фамилией пользователя. Старая ЭЦП при этом отзывается и больше не может использоваться для подписи документов.

Важность обновления ЭЦП заключается в следующем:

1. Безопасность документов. Новая ЭЦП, связанная с актуальными персональными данными, обеспечивает надежную защиту электронных документов от несанкционированного доступа и подделок. Это важно для подписания юридически значимых документов, таких как договоры, соглашения, финансовые отчеты и т. д.
2. Защита от юридических проблем. В случае юридического спора или проверки документов, обновленная ЭЦП с новой фамилией будет являться доказательством подлинности и целостности электронных документов. Это обеспечивает дополнительную защиту от возможных проблем с законодательством и правовыми нормами.
3. Соответствие законодательству. В большинстве стран существуют законодательные требования к использованию ЭЦП. Обновление ЭЦП с новой фамилией поможет соответствовать этим требованиям и избежать возможных штрафов или других негативных последствий, связанных с нарушением законодательства.

Таким образом, обновление ЭЦП при смене фамилии играет ключевую роль в обеспечении безопасности и юридической значимости электронных документов. Это важная процедура, которую необходимо выполнить для правильной и надежной работы в сфере электронного документооборота.

Какие документы необходимы для изменения фамилии:

Для изменения фамилии владельца электронной цифровой подписи (ЭЦП) необходимо предоставить следующие документы:

• Заявление на изменение фамилии: В заявлении должна быть указана ваша текущая фамилия, новая фамилия, а также причина изменения фамилии.
• Паспорт гражданина Российской Федерации: Для подтверждения вашей личности и внесения изменений в информацию о вас.
• Свидетельство о браке (при изменении фамилии после заключения брака): Необходимо предоставить оригинал или заверенную копию свидетельства о браке.
• Свидетельство о расторжении брака (при изменении фамилии после развода): Предоставляется оригинал или заверенная копия свидетельства о расторжении брака.
• Решение суда (при изменении фамилии после изменения имени по решению суда): Предоставляется оригинал или заверенная копия решения суда.

Обратите внимание, что в некоторых случаях может потребоваться предоставление других документов или дополнительная информация, связанная с изменением фамилии. Перед подачей заявления рекомендуется уточнить требования и информацию у организации или учреждения, выдавшего вам ЭЦП.

Изменение фамилии владельца ЭЦП при смене паспорта:

Для изменения фамилии владельца ЭЦП при смене паспорта необходимо выполнить следующие шаги:

1. Получить новый паспорт с измененной фамилией. Для этого необходимо обратиться в органы записи актов гражданского состояния (ЗАГС) по месту жительства и предоставить необходимые документы.
2. Обратиться к удостоверяющему центру (УЦ), к которому была привязана ЭЦП, и предоставить следующие документы:
   • Новый паспорт с измененной фамилией;
   • Старый паспорт с прежней фамилией;
   • Документы, подтверждающие изменение фамилии (например, свидетельство о браке или о решении суда);
   • Заявление на изменение фамилии владельца ЭЦП.
3. УЦ проводит процедуру изменения фамилии владельца ЭЦП на основании предоставленных документов. После этого владелец получает новый сертификат ключа ЭЦП с обновленной информацией о фамилии.
4. Владелец должен обновить информацию о фамилии в его учетной записи в системе, где используется ЭЦП (например, в электронном документообороте или банковской системе).

После выполнения всех этих шагов владелец сможет использовать свою ЭЦП со своей новой фамилией. Важно помнить, что при изменении фамилии владельцу, возможно, потребуется внести соответствующие изменения и в другие документы или в системах, в которых используется его ЭЦП.

Похожие записи:

• Какое пособие на погребение в 2024 году в Московской области
• Страны входящие в таможенный союз в 2024 году
• Какие льготы отменят инвалидам 3 группы в 2024 году