Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Руководство как прошивать и заверять документы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметку о заверении нужно располагать под реквизитом «подпись». Однако Госстандарт не указывает, что делать в случае отсутствия данного реквизита в оригинале. По нашему мнению, в такой ситуации заверительную отметку следует поместить под последней текстовой записью в документе.
Порядок заверения копий уставных документов
Законодательство не предусматривает каких-либо особенностей в отношении заверения копий уставных документов, поэтому следует придерживаться рассмотренных выше правил. Поскольку мы говорим о многостраничных документах, таких как устав, учредительный договор, следует также учесть порядок переплёта таких документов для их заверения.
Прошивку нужно делать на 4 прокола, хотя для небольших документов допускается и 3 прокола (согласно п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года № 526). При этом необходимо сохранить возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, других надписей, печатей, штампов и отметок. При переплёте также следует учесть, чтобы каждая отдельная страница могла быть скопирована на копировальной машине. Однако переплёт не должен «разваливаться» на отдельные листы (в соответствии с п. 3 Требований).
Переплёт следует выполнить прочной нитью или лентой, вывести её концы на оборотную сторону последнего листа и связать их. Затем концы нити (ленты) закрепляются бумажной наклейкой, на которой делается заверительная надпись указанным выше способом, то есть часть надписи должна находиться на наклейке, а часть — на самом листе.
Правила сшивания документов ГОСТ
- Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
- Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
- Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
Как правильно прошить и пронумеровать журнал — образец
Важно защитить собранные в папке документы от изъятия или утери. Поэтому используют наклейку «Прошито и пронумеровано». На обратную поверхность листа наносят клей. Затем бумагу фиксируют таким образом, чтобы центр прямоугольника приходился прямо на узел. Часть нитей скроется под наклейкой. Концы при этом должны свободно свисать.
При работе с деловыми документами нередко приходится подшивать листы в единые журналы. Если папка организована таким образом и заверена печатью, это защищает входящие в нее бланки от замены или утери. Систематизация документов осуществляется по правилам делопроизводства. Они предписывают порядок нумерации листов и их подшивки в журнал. Для фиксации шва должна быть приклеена специальная бирка. В конце статьи можно загрузить «Прошито и пронумеровано» образцы word.
Пошаговое руководство по прошивке
Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.
При прошивке документов соблюдается такая последовательность:
- Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
- Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
- Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
- Следующий шаг – это проделывание дырок . После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.
Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.
Офисным работникам по долгу службы часто приходится сталкиваться с исполнительной документацией и оформлять её по соответствующим требованиям: делать нумерацию на листах, прошивку общего и специального журналов, прочие подобные документы. Помимо того, что у каждой компании свои внутренние правила, также существуют общепринятые стандарты и законные требования. Как всё упомнить? Это невозможно!
Сегодня мы поговорим о форме и правилах оформления Прошито, пронумеровано и скреплено печатью, скачать Word образец которой Вы сможете по ссылке в конце статьи. Скачайте и сохраните себе образец данной мини-таблицы, а ещё лучше сразу напечатайте и нарежьте прямоугольников на будущее — пригодятся!
Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.
Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.
Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
Как пронумеровать листы
В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:
- чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
- номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
- если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
- если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
- если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
- при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
- если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
Как прошить и заверить копии документов
Для правильного оформления копий документов, их необходимо прошить и заверить в соответствии с требованиями регулирующими нормы. Ниже представлена подробная пошаговая инструкция по прошивке документов.
Шаг 1: Подготовка документов
Перед прошивкой документов убедитесь, что все оригиналы документов и их копии находятся в правильном порядке и не содержат ошибок. Если у вас есть силикатный или другой тип дырокол, убедитесь, что он готов к использованию.
Шаг 2: Прошивка документов
Для прошивки документов в формате 3 и 4 дырки, следуйте следующим инструкциям:
- Разделите документы на группы по три лицевых листа и поставьте отверстия ровно по центру каждого листа с помощью дырокола.
- Проколите дырки на обратной стороне документов с помощью шила или другого острым предмета.
- Вставьте нитки в проходящие отверстия, начиная с нижней дырки и заканчивая верхней.
- Сделайте узелок на конце нитки для фиксации прошивки.
Когда документооборот масштабный
Если заверять приходится много документов, то для руководителя это становится обременительно. Наделить полномочиями по заверению копий документов можно любого работника компании и даже внештатное лицо, тем самым вы разгрузите руководителя и главного бухгалтера компании. Для этого издается приказ или распоряжение. И работнику, и внештатнику нужно выдать доверенность, которая будет подтверждать их права во взаимоотношениях с третьими лицами (см. Примеры 12 и 13).
Если ваш сотрудник просто заверяет копии документов для использования внутри компании, то достаточно будет для него издать приказ, но при предоставлении копий документов вовне понадобится доверенность, которую потом придется демонстрировать третьим лицам (образцы этих документов для штатного сотрудника показаны в Примерах 11 и 12). Лицу, не состоящему в штате, доверенность необходима в любом случае.
Прописывать право заверения копий в Инструкции по делопроизводству не обязательно, хотя тоже желательно – чтобы она отражала фактические технологии делопроизводства, которые работают в организации (тогда у ваших сотрудников будет меньше вопросов) – см. Пример 10. В Инструкции фигурируют только должности, а в приказе – уже конкретные Ф.И.О.
Точка зрения законодательных структур
Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.
Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, есть еще Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также ГОСТ Р 51141.
Все они регламентируют, в целом, единый порядок прошивки материалов. Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.
В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов.
Оформление дел в делопроизводстве: лист прошито пронумеровано и скреплено печатью
Для каждого дела с документами необходимо завести папку, в которой хранятся прошитые листы с нумерацией и печатью.
Обложка для нее делается из картона, она может быть 3-х видов:
- Из стандартных листов А4.
- Нестандарт формируется исходя из размера подшиваемых бумаг.
- Для продолжительного хранения, не менее 25 лет, такого же формата, как и подшиваемые бумаги.
На обложке указывается:
- название предприятия;
- наименование структурного отдела;
- индекс документа;
- заголовок
- сохранность дела
- папка под номером
- количество листов;
- число, год, когда было сформировано дело.
Перед сшиванием документов готовят общую опись, которая будет состоять содержать:
- наименование документа;
- дату составления описи;
- небольшую аннотацию;
- опись в форме таблицы с порядковыми номерами, названиями, датами и примечанием;
- количество листов прописью и цифрами;
- подпись делопроизводителя.
Составление документа будет поэтапное:
- Подготовка. Все листы складывают в определенном порядке ровной стопкой. Создают обложку и номеруют все листы.
- Сшивание. Выбрать метод сшивания и прошить листы дважды. Нитки завязывают на крепкий узел.
- Заверение. После создания единого документа его заверяют подписью руководитель и делопроизводитель.
Как прошить документы в 5 дырок схема
Устав и некоторые бумаги торговой отрасли можно сшить угловым методом. При таком способе делается дыроколом единичное отверстие в левом верхнем углу. В него вдевается ленточка (40 см), сложенная вдвое. Вставляют её таким образом, чтобы загнутая серединная часть оказалась с обратной стороны, а кончики – с лицевой.
Далее в петельку продеваются хвостики. Тем самым получается узел. Его нужно передвинуть на нелицевую сторону документа и зафиксировать при помощи прямоугольного кусочка бумаги. На листочке пишут:
- прошито, пронумеровано;
- количество листов (буквами и цифрами, последние должны идти в скобках);
- инициалы работника вместе с подписью (сначала идёт последняя, её расшифровку указывают после).
В начале намечаются места нужных отверстий, желательно посередине, если не требуется другого расположения дыр. Располагать следует на одинаковом друг от друга расстоянии и по левому краю документации. После этого необходимо сделать ряд махинаций:
- Проделать иглой отверстие посередине левой стороны листа так, чтобы игла входила с обратной стороны, а выходила с лицевой.
- Сделать второй прокол. Игле необходимо входить с лицевой стороны, а выходить с изнаночной.
- Выполнить третье отверстие. Игла должна входить с обратной стороны, а выходить с лицевой.
- Еще раз вдеть иглу в первую дырку и связать узел, оставляя конец нити около 7 см.
- Наклеить лист прошивки.
- Подписать.
Документы, которые не имеют большой важности, сшиваются одним из самых простых вариантов – в две дырки. Но даже при таком простом способе многие сотрудники задаются вопросом, как прошить документы правильно. Чтобы не напутать, можно придерживаться следующих правил:
- перед тем, как дыроколить листы, их нужно поровнять. Чтобы сделать два отверстия можно использовать дырокол или обычную иглу;
- затем нужно нитку (желательно использовать прочную) пропустить через два отверстия таким образом, чтобы ее концы встретились с тыльной стороны;
- нитки нужно связать. На узел наклеивается прочная бумага, зачастую в виде треугольника. На наклеенной бумаге ставится печать.
Это один из самых простых способов прошивки документации. Остальные варианты встречаются чаще, но по выполнению сложнее.
Прочие требования согласно новому нормативу
Помимо обязательных требований к оформлению документов и их заверению, новый норматив также содержит ряд прочих требований, которые необходимо учитывать при сшивке документов и их последующем заверении. Эти требования направлены на обеспечение правильности и достоверности сшитых документов, а также на предотвращение возможных ошибок или подделок.
1. Пропускные отверстия ишиваемых документов должны быть максимально малого размера, чтобы предотвратить возможность внесения или удаления листов.
Для этого рекомендуется использовать специализированное оборудование для сшивания, которое обеспечивает точность и надежность процедуры. Также необходимо следить за тем, чтобы пропускные отверстия были равномерно распределены по всему документу и находились на одинаковом расстоянии от края.
2. Заверяющая надпись в конце сшитых документов должна соответствовать официальным требованиям и содержать необходимую информацию.
Заверяющая надпись должна быть краткой, но информативной. Она должна указывать фамилию, инициалы и должность лица, заверяющего документы, а также дату заверения и удостоверение заверяющего лица. Эта информация должна быть четкой и легко читаемой, чтобы избежать возможных несоответствий или споров.
- 3. Первый и последний листы сшитых документов должны быть защищены от повреждений и внешнего воздействия.
- 4. Если сшиваются документы разных форматов, необходимо обеспечивать их ровное выравнивание.
В случае использования специализированного оборудования для сшивания следует проверять его настройку перед каждой процедурой. Если документы сшиваются вручную, необходимо обратить особое внимание на аккуратность и точность выполнения этой операции.
В целом, соблюдение всех требований нового норматива при сшивке документов и их заверении поможет обеспечить правильность, надежность и удобство использования этих документов в будущем. Также это способствует соблюдению требований закона и предотвращению возможных ошибок или недоразумений.
Особенности сдачи документов в архив
Чтобы сдать документы в архив, их нужно правильно прошивать. После того как всё сделано верно, тома располагают в соответствии с содержимым и в хронологическом порядке и уносятся в архив. На крупном предприятии или в госучреждении ему может быть отдано большое помещение. В мелких фирмах – всего лишь шкаф или полка.
В любом случае доступ к архиву документов имеется лишь у ответственных лиц. Чтобы получить какой-то документ, сделать его ксерокопию или скан, сотруднику потребуется в присутствии этого лица найти нужную книгу, а затем выполнить необходимые действия. Но обычно ответственный всё делает сам, не прибегая к посторонней помощи.
Если скан или ксерокопия получаются некачественными, придётся расшнуровать книгу. Но это не приветствуется, так как в процессе часть документов и вложений может быть утеряна.
Сроки хранения документов в архиве
Все сшитые документы, кроме книг, подготовленных специально для отчётности в налоговую инспекцию или другие государственные органы, отправляются в архив для хранения. Сроки нахождения там документации зависят от типа бумаг и регламентируются законодательством Российской Федерации:
- 3 года – срок для хранения видео и фото;
- 5 лет – время хранения архивов организаций, связанных с сельскохозяйственной деятельностью, кино- и фотодеятельностью;
- 15 лет – срок хранения научных документов, изысканий, разработок;
- 20 лет – время хранения патентов на изобретения, документов по капстроительству и конструкторской деятельности;
- 75 лет – срок хранения нотариальных записей, хозяйственных книг, всех бумаг, имеющих отношение к персоналу, деятельности фирмы, собственности, приватизации.
Все сроки прописаны в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Если поначалу сшивка документов кажется сложной задачей, то с опытом всё это происходит просто, хотя требует времени, усилий и внимательности. Главное, изучить правила, чётко следовать им и соблюдать последовательность. Ответственность в случае неправильной сшивки и утраты какой-либо из бумаг лежит на делопроизводителе или лице, который занимается архивом.