Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Дубликат трудовой книжки: как оформить в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В силу того, что трудовая относится к БСО, её хранение происходит в особом порядке. При устройстве на работу человек передаёт книжку в отдел кадров и получает её обратно только при увольнении. Существует всего один повод для выдачи документа на руки без увольнения – обращение в органы социального страхования. Речь может идти об оформлении пособия, пенсии и так далее. Предполагается, что для обращения в иные организации, например в кредитные, будет достаточно заверенной копии.
Рассказываем, как составить заявление «на пальцах»
Любое заявление в рамках трудовых правоотношений разделяется на три условно самостоятельных структурных блока: реквизиты, суть запроса и автограф. Заполняем их по порядку.
В правом верхнем углу листа бумаги отметим, кому, от кого подаётся настоящий документ. Прописываем ФИО руководителя предприятия и занимаемую им должность в дательном падеже, свои ФИО и должность – в родительном. Следующим шагом оставляем ссылку на Приказ Минтруда, сообщаем об утрате трудовой книжки. Если помним её уникальный номер, не лишним будет его отметить.
Ниже по документу указываем дату подачи настоящего заявления (число, месяц, год), оставляем свой автограф с расшифровкой (фамилия и инициалы). Пятнадцатидневный срок будет отсчитываться не с той даты, что вы укажете в заявлении, а с той, которая будет проставлена отделом кадров при получении. Следует уделить этому моменту должное внимание, ведь представители предприятия могут смухлевать.
Передаём полностью готовый вариант заявления кадровику, ждём ответной реакции. Как только дубликат будет оформлен, с заявителем свяжутся, назначат дату и время встречи.
Как подтвердить предыдущие периоды работы
Для восстановления сведений о стаже и внесения в дубликат данных о предыдущих местах работы, трудящийся должен предоставить оформленные в соответствии с требованиями законодательства документы.
Способы получения доказательств занятости у прежних нанимателей:
- Обойти все компании, где он трудился до последнего места работы, написать там заявление по установленной форме. В качестве документов ему могут быть предоставлены заверенные надлежащим образом выписки из приказов о приеме, увольнении, награждениях, переводах, копии трудовых договоров, ведомостей на выдачу зарплаты. С этими документами он обращается за восстановлением трудовой книжки в связи с ее утратой.
- Сделать запрос в ПФР для получения выписки о стаже по индивидуальному лицевому счету. Для этого можно подать заявление через сайт Госуслуг, приемную ПФ или личный кабинет на его сайте, через МФЦ.
Можно ли избавиться от трудовой?
Трудовая книжка является важным документом, который подтверждает трудовую деятельность человека. Когда работник закончилась в одной организации и пришло время перейти на новую работу, то трудовая книжка может потребоваться для оформления новой. Однако возникает вопрос, можно ли избавиться от старой трудовой книжки?
Для начала следует отметить, что трудовая книжка выдается при устройстве на работу и является одним из главных документов, подтверждающих трудовую деятельность. Поэтому, если у вас есть трудовая книжка, сохранить ее важно, так как она может пригодиться в различных случаях.
Тем не менее, если трудовая книжка потерялась или повреждена, выдается дубликат. Для оформления дубликата трудовой книжки необходимо обратиться в отдел кадров организации, где вы работали или работаете. Для получения дубликата могут потребоваться следующие документы:
- Паспорт гражданина Российской Федерации;
- Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки;
- Заполненный бланк «Анкеты работника».
Также могут потребоваться дополнительные документы, такие как свидетельство о рождении, свидетельство о браке и другие правовые акты.
В случае, если трудовая книжка была утеряна, но вы не имеете намерения восстанавливать ее, вы можете завести новую трудовую книжку. Однако следует иметь в виду, что информация о предыдущей трудовой деятельности будет отсутствовать в новой книжке, так как она содержится в старой.
Итак, можно ли избавиться от трудовой книжки? Ответ зависит от ваших личных предпочтений и ситуации. Если у вас сохранена старая трудовая книжка и вам нет необходимости избавляться от нее, то лучше сохранить ее. В случае потери или повреждения, можно оформить дубликат трудовой книжки или завести новую.
Дубликат — документ, идентичный подлиннику. Он является повторным экземпляром без существенных различий (п. 22 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (приказ Росстандарта № 1185-ст от 17.10.2013)). Для изготовления используется бланк ТК, утвержденный пунктом 1 постановления правительства № 225 от 16.04.2003.
Перечислим, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:
- он не является копией, но содержит данные, аналогичные оригиналу;
- исключение — в новый вариант не вносятся сведения, оказавшиеся недостоверными;
- вносится персональная информация о работнике;
- перечисляются занимаемые должности и позиции;
- фиксируются внутренние переводы, переименования, награждения и взыскания;
- заносятся сведения о локальных документах-основаниях для изменения и прекращения отношений найма.
В новую трудкнижку не вносят данные:
- которые нет возможности подтвердить документально;
- неточные, ошибочные и недостоверные.
Руководство обязано предпринять все необходимые действия и в срок до 15 дней обеспечить сотрудника новым документом (п. 31 правил):
- Подготовить новый бланк.
- Правильно внести подтвержденные записи.
Потерянная трудовая книжка – что делать
Трудовая на бумажном бланке может быть утеряна или испорчена как по вине работника, так и из-за халатности работодателя. Еще одна причина – наступление чрезвычайной ситуации, в результате которой возможна массовая утеря документов (пожар, наводнение и т.п.). Если к утере или порче трудовой причастен работодатель, он и должен направлять запросы и собирать данные для дубликата. Если трудовая исчезла вследствие действий самого работника, поиском информации о прошлых периодах трудоустройства занимается владелец документа, при этом работодатель может содействовать ему.
Можно ли восстановить трудовую книжку? Можно, но новый бланк будет выдан с пометкой «дубликат». В него могут войти не все сведения, содержавшиеся в первоначальном документе, так как для каждой записи надо собрать документальное обоснование, что не всегда возможно.
Восстановление трудовой книжки производится одним из нескольких способов:
- Обращение к своему последнему работодателю. Именно он заводит дубликат и вносит в него все имеющиеся данные.
- Если предыдущий работодатель отсутствует (например, предприятие ликвидировано), при устройстве на работу можно оформить новую трудовую книжку, но в нее вписываются данные только о текущем месте работы, выдача дубликата в такой ситуации законодательством не предусмотрена.
- Обращение в Пенсионный фонд РФ.
- Сбор данных через архивы.
- Судебный порядок восстановления трудового стажа.
Какие документы пригодятся для восстановления
Для оформления дубликата трудовой книжки необходимо иметь две основных группы документов:
- Документы, необходимые для подтверждения личности
- Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность (в случае, если заявитель является иностранным гражданином).
- Свидетельство о рождении (для лиц, не достигших 14-летнего возраста).
- Документ об изменении фамилии (если имело место).
- Документы, подтверждающие факт работы
- Трудовой договор, контракт или иной документ, подтверждающий заключение трудового отношения.
- Справка с места предыдущей работы или другие документы, удостоверяющие факт работы (копии приказов о приеме на работу, расчетных листов, трудовых соглашений и т. д.).
- Выписка из личного дела (если имеется или доступно).
Имейте в виду, что конкретные требования могут отличаться в зависимости от региона и учреждения, в котором осуществляется восстановление дубликата трудовой книжки.
Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки — это по сути та же трудовая книжка специалиста. Он также подтверждает трудовой стаж лица при назначении впоследствии пенсии, в таком документе содержится вся информация о трудовом пути работника.
С 01.01.2023 нужно применять трудовые книжки нового образца. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2024 году бланками старого образца, читайте здесь.
Законодатель допускает несколько типовых ситуаций, когда фирма должна оформить дубликат книжки сотруднику (п. 27, 30, 31 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, далее Правила):
- оригинал был безвозвратно утерян (в том числе в случае, когда книжку потерял работодатель вследствие чрезвычайных происшествий);
Подробнее о том, что делать работнику, который потерял свою трудовую книжку, см. в статье «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?».
- книжка пришла в состояние негодности (ее листы испорчены, испачканы и т.д.);
- если в книжку специалиста были внесены сведения о его увольнении или переводе на другое место работы, при этом такая запись впоследствии была признана недействующей.
В первых двух случаях дубликат оформляет работодатель по последнему месту работы, в последнем по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись, кроме случаев, когда этот работодатель закрылся.
Необходимость в получении дубликата
Дубликат трудовой книжки может понадобиться в различных ситуациях. Одной из таких ситуаций является наличие записи в трудовой книжке, которая была признана недействительной. В таком случае, работнику необходимо оформить дубликат трудовой книжки с исправленной информацией.
Когда работник обращается за дубликатом трудовой книжки, это может быть связано со сменой места работы или предоставлением дополнительных услуг. Например, при устройстве на новую работу работодатель может запросить копию трудовой книжки. Также, в случае утери или повреждения оригинала трудовой книжки, необходимо обратиться за получением дубликата.
Оформление дубликата трудовой книжки также может потребоваться в случае возникновения споров между работником и работодателем. Если в трудовой книжке имеются недостоверные записи или ошибки, работник может обратиться за дубликатом с исправленной информацией, чтобы предоставить достоверные данные о своей трудовой деятельности.
В некоторых случаях, работник может понадобиться дубликат трудовой книжки для получения социальных выплат или льгот. Например, при подаче заявления на получение пенсии или других государственных пособий, требуется предоставить копию трудовой книжки.
Таким образом, получение дубликата трудовой книжки может быть необходимо в различных ситуациях, связанных с изменением условий труда, утерей или повреждением оригинала, а также для решения споров или получения социальных выплат.
Какие данные содержит дубликат трудовой книжки?
Дубликат трудовой книжки — это документ, который выдаётся работнику, когда его оригинальная трудовая книжка утрачена или имеет записи, признанные недействительными. В дубликате трудовой книжки содержатся основные данные о работнике, его трудовой деятельности и организации, в которой он работал.
В дубликате трудовой книжки указывается фамилия, имя и отчество работника, его дата рождения и адрес места жительства. Также в документе присутствует информация о работе работника, включая наименование предприятия, его адрес, должность, период работы и стаж. Дополнительно, в дубликате могут быть указаны сведения о заработной плате, поощрениях и наградах работника.
Дубликат трудовой книжки является официальным документом, который может понадобиться работнику в различных ситуациях. Когда работник меняет место работы, он предоставляет дубликат трудовой книжки новому работодателю, чтобы тот мог оценить его опыт работы и стаж. Также дубликат трудовой книжки может быть использован в случае подтверждения стажа работы, при оформлении пенсии или получении других социальных выплат.
Как вести учёт бумажных трудовых
Если ваше предприятие все еще использует бумажные трудовые книжки, необходимо придерживаться определенных правил и процедур для повышения эффективности учета. В этом разделе мы рассмотрим некоторые важные аспекты ведения учета бумажных трудовых книжек и дадим рекомендации по их использованию.
1. Раскладка и структура книжки
Перед началом работы с бумажной трудовой книжкой необходимо аккуратно распределить страницы и секторы для различных записей. Обратите внимание на то, что определенные записи, такие как личные данные и данные о трудовом стаже, должны иметь свои собственные разделы и быть четко структурированными.
2. Правильное заполнение информации
Очень важно заполнять все необходимые поля и разделы трудовой книжки четко и аккуратно. Убедитесь, что все данные, такие как ФИО, дата рождения, дата приема на работу и другие, записаны без ошибок и полностью соответствуют фактической информации.
3. Защита от фальсификации
С целью защиты от возможных подделок и фальсификаций данных, рекомендуется использовать специальные меры безопасности, такие как нумерация страниц, печать организации и подпись руководителя. Это поможет предотвратить возможные изменения и вмешательства в трудовую книжку.
4. Хранение и охрана
Для сохранения целостности и надежности бумажных трудовых книжек необходимо обеспечить правильное и безопасное их хранение. Рекомендуется использовать специальные шкафы или ящики для архивного хранения, а также следить за тем, чтобы никакая посторонняя информация не попадала в книжку.
5. Переход к электронному учету
В контексте современных тенденций и цифровой трансформации рекомендуется перейти на электронный учет трудовых книжек. Он позволит облегчить процедуру ведения учета, ускорить доступ к информации и повысить общую эффективность работы. При переходе следует заботиться об импорте и сохранении данных из бумажных трудовых книжек в электронном формате.
В целом, ведение учета бумажных трудовых книжек может быть надежным и эффективным процессом, если соблюдать все имеющиеся правила и процедуры. Переход к электронному учету может стать надежным решением в долгосрочной перспективе.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд
Этот способ актуален в тех случаях, когда надо собрать сведения о периодах и местах трудоустройства за последние годы или за время ведения электронной трудовой книжки. Физическое лицо подает в территориальное отделение ПФР заявление, ответ на которое выдается в десятидневный срок. Итогом станет получение заявителем справки о трудовом стаже с выделением периодов работы и мест трудоустройства.
Восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд, то есть получить ее дубликат, нельзя. Этот орган может только предоставить сведения о трудовом стаже, подтвердить временные рамки работы, уточнить наименования работодателей. На основании полученных из ПФР сведений можно делать запросы в архив, собирать справки и другие документы, по которым и будет оформлен дубликат работодателем.
На основании чего вносятся записи о предыдущих местах работы
Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?
А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.) либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, а если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.
Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя (Пример 2). Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки. Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у этого человека разрешение в письменном виде (обратите внимание на отмеченный знаком «!» фрагмент согласия, показанного в Примере 1).
В каких ситуациях возможна выдача дубликата
Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.
Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.
1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.
2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.
3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.
4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.
5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.
Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.
Документы для указания записей о стаже
Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.
Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.
В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).
Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.
Оформляем дубликат трудовой книжки
Важность трудовой книжки (ТК) несомненна, так как в этом документе находят свое отражение этапы трудовой деятельности того или иного гражданина. Данный документ отличается востребованностью, так как он способствует устройству на работу и его предъявление обязательно, конечно, если вы не находитесь в начале своего трудового пути. Именно ТК позволяет работодателю понять, насколько ему необходим конкретный гражданин в качестве будущего сотрудника компании. В то же время далеко не все соискатели рабочих мест понимают важность рассматриваемого вида документа.
Это может быть обусловлено большим количеством причин. Например, человек практически не работал официально или он устраивается на работу впервые. В этом случае оценка важности книжки для таких людей крайне низкая, что объясняет их халатное отношение к этому документу. Но подобную халатность проявляют и работодатели, включая сотрудников кадровой службы.
Такие ситуации должны быть исключены, но они все равно имеют место. Если гражданин остался без трудовой книжки, то ему будет проблематично отстаивать свои права в рамках Трудового кодекса.
А может ли новый работодатель оформить работнику-растеряше дубликат трудовой книжки?
Если трудовая утеряна, то основания для отказа в приеме на работу нет!!! По новому месту работы вправе оформить дубликат на основании вашего заявления. Новый работодатель внесет все записи о предыдущей работе на основании представленных вами справок, трудовых договоров и т. д. ✅ На будущее, рекомендуется периодически делать копию трудовой книжки и заверять ее печатью работодателя. На основании такой копии можно вносить записи в дубликат.
Итак, новый работодатель вправе оформлять лицу, утратившему трудовую книжку до поступления на работу, только новую трудовую книжку, а не дубликат утраченной. Кроме этого, новый работодатель оказывает содействие работнику в восстановлении документов (а не трудовой книжки), подтверждающих стаж работника, в частности путем направления запросов в компетентные органы и организации (к примеру, в архив).
При оформлении новой трудовой книжки допускается использовать порядок, предусмотренный для оформления дубликата. В трудовую книжку вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденные соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника».
Сама по себе суммарная запись о периодах работы, внесенная в трудовую книжку на основании документов, не будет подтверждением страхового стажа для пенсии, если в книжку не внесены конкретные записи о том, в какой организации, в какое время и на каких должностях трудился работник до поступления на работу в организацию, выдавшую трудовую книжку. В такой ситуации надо будет представить в пенсионный орган документы, подтверждающие периоды работы у конкретных работодателей до выдачи трудовой книжки